1. Определите финансовый период
2. Сначала заработали, а потом уже тратим
3. Схема, как контролировать финансы компании
Основная задача бизнеса — это приносить прибыль собственнику компании, а также, давать пользу клиентам компании, в виде хороших товаров или качественных услуг. Ведь именно за это нам клиенты и платят деньги. Бизнес даёт клиентам пользу – а они дают нам взамен деньги. И чем больше мы приносим пользы людям, тем больше у нас должно быть денег. Но по факту так не получается и финансы компании хромают. Мы видим что на расчетный счет или в кассу приходят деньги, мы видим, что оборот компании растет, что денег становится больше. Но часто так бывает, что самой прибыли собственник совсем не видит, или она не такая значительная, как хотелось бы.
Или другая ситуация, что в компании постоянно случаются кассовые разрывы. И собственник вынужден всё время искать где-то деньги, как-то выкручиваться, брать кредиты, овердрафты или даже вкладывать свои собственные деньги. Хотя на самом деле, это компания должна на постоянной основе приносить предпринимателю доход, а не он должен все время содержать компанию и сотрудников.
Хочу поделиться с вами несколькими советами по контролю за финансами компании. Надеюсь эти советы помогут начать лучше контролировать доходы и расходы, получать прибыль и сократить вероятность появления кассовых разрывов. Давайте начнём.
Ответьте себе на такой вопрос: Как часто вы собираете цифры по своей компании и начинаете сводить дебет с кредитом?
Если ваш ответ — один раз в месяц, и то, в последних числах. То я очень вам рекомендую пересмотреть такой подход к финансам компании, и вот почему. Когда вы считаете цифры в конце месяца, то у вас уже почти нет шансов что-то изменить. Например, вы планировали заработать за этот месяц 1 миллион, а когда 27 или 29 числа месяца начали считать доход, то вы понимаете, что заработали только 600 тысяч. И за последние 2-3 дня вы вряд ли сможете это сделать. А бывают и такие предприниматели, которые начинают сводить данные за прошлый месяц уже в следующем месяце.
Когда вы поступаете таким образом, вы просто фиксируете факты, которые уже случились. А нам нужно научиться управлять деньгами, чтобы из сегодня контролировать получение дохода в будущем.
Совет: начните собирать данные один раз в неделю. Это наиболее оптимальный вариант для малого и среднего бизнеса.
Выберите какой-то день недели, который будет у вас отчётным. Рекомендую взять среду или четверг. Например, ваша рабочая неделя будет с четверга по среду, т.е. вы работаете: четверг, пятницу, субботу, воскресенье, понедельник, вторник, среду. И в четверг утром вы начинаете собирать данные за прошедшие семь дней. А то что пришло в четверг уже идет на новую неделю.
Таким образом вы будете видеть сколько вы заработали на этой неделе, и сколько вам еще не хватает до нормы месяца. И исходя из этих цифр вы ставите план по доходу для своих менеджеров по продажам. И только осуществляя постоянный контроль, вы начнете положительно влиять на увеличение финансов компании.
Также раз в неделю мы считаем не только доход, но и работаем с расходами компании.
Итак, следующий шаг.
Следующее, что нужно сделать, это начать контролировать ваши расходы так же один раз в неделю.
Я думаю, что почти все сталкивались с такой ситуацией. Положил в кошелек или на карту 5 000 или 10 000 тыс. Ходишь такой всю неделю (или несколько дней, у всех по-разному). Потом видишь, а денег нет, и самое главное не можешь толком вспомнить, а куда ты всё потратил, вроде ничего не купил такого, а деньги ушли куда-то.
То же самое происходит и с финансами компании. И если у вас не настроены твердые правила по работе с расходами, то ваша компания тратит деньги примерно так.
Собственник работает у себя в кабинете, залетает снабженец, говорит, у нас на складе скоро что-то заканчивается, нужно срочно купить, иначе работать не сможем. Вы такой, ну ладно, это важно, неси счет на оплату. Потом еще забегает маркетолог, сообщает, что вот-вот бюджет на Яндекс Директ закончится (или любая другая рекламная сеть), если вовремя не пополним рекламный счёт, то все позиции в Директе потеряем. И собственник опять такой, ну да, это важно, не зря же столько денег уже туда вложили. Неси счёт на рекламу. Потом идёте вы по коридору, вас вылавливает офис-менеджер, говорит, что наш поставщик акцию запустил, там большие скидки на бумагу и канцтовары, нам бы купить это на будущее со скидкой, а то потом дороже покупать будем. Вы опять, это правильно, лучше сейчас дешевле купить.
И так может происходить каждый день, сотрудники подходят к руководителю, и каждый может очень убедительно говорить, почему нужно выделить деньги именно на его запрос или покупку.
И мы оплачиваем, вроде как, один важный счет, потом ещё один важный счёт. А потом, когда приходит время платить поставщикам, или оплачивать налоги, или перечислять зарплату, мы понимаем, что денег на счёте у нас нет. Потому что клиенты, от которых мы, вроде как, ожидали оплаты, эти самые оплаты не сделали. Кто-то отказался вдруг, кто-то сказал, что позже оплатит, или просто наши менеджеры по продажам не выполнили план по доходу. И вот собственник начинает судорожно думать, а где можно денег перехватить.
Но всего этого можно избежать, если начать планировать наши расходы.
Совет: возьмите за правило одобрять все расходы только один раз в неделю.
Как это можно сделать? Следуйте следующему принципу.
3. Схема, как контролировать финансы компании
1) В отчетный день, который вы определили ранее, посчитайте сумму дохода за неделю
2) Посчитайте все ваши обязательные платежи на этой неделе.
Например, аренда офиса или склада является обязательным платежом для вас. За месяц вы платите 100 тыс. Делим 100 тыс. на четыре недели месяца, и получается что в неделю вам нужно откладывать по 25 тыс. на аренду, чтобы в конце месяца все оплатить.
Также есть и другие обязательные платежи в месяце: налоги, оплата поставщикам (без которых вы не сможете производить свой продукт), оклады сотрудников и т.д. В каждой компании могут быть свои обязательные платежи. Вам нужно это все посчитать, поделить на четыре, и вы получите сумму обязательных платежей в неделю.
Также могут быть и другие обязательные платежи годовые или полугодовые. Например, лицензионные отчисления, программное обеспечение, налоги, которые оплачиваются раз в год, и другое. На эти расходы тоже нужно откладывать по чуть-чуть каждую неделю, чтобы к дате оплаты была накоплена нужная сумма.
3) Из недельной суммы дохода вы вычитаете недельную сумму обязательных платежей, а также ту сумму, которую вы будете накапливать. У вас остаются как бы свободные деньги. И уже тут вы начинаете рассматривать заявки ваших сотрудников, что-то одобрять, а что-то нет.
И мы возвращаемся к фразе «Сначала заработали, а потом тратим». Это значит, что мы не можем потратить деньги, которые к нам еще не пришли. Т.е. мы не можем бездумно оплачивать все счёта подряд, которые приносят сотрудники. (Как определить, какие хотелки сотрудников оплачивать, а какие нет, будет в одной из следующих статей). Мы должны точно понимать, что мы можем себе позволить, а что нет.
4. Выводы
Из примера выше, мы можем сейчас поддаться на логику офис-менеджера, и закупить со скидкой канцтоваров на 2-3 месяца вперед. А потом эти канцтовары будут просто лежать на складе. Но при этом через неделю мы можем обнаружить, что нам не хватает денег на оплату налогов.
Или прислушаться к панике снабженца, и закупить каких-то недостающих материалов. А чуть позже выяснить, что отдел продаж вообще не собирается продавать это, так как клиентский спрос упал. И все опять будет лежать на складе. И таких ситуаций может быть много.
Вывод, чтобы контролировать получение дохода – его нужно просто подсчитывать на регулярной основе. Минимум один раз в неделю. А промежуточные срезы можно делать каждые два-три дня.
Очень простая идея, и не супер новая, но почему-то мало кто из владельцев бизнесов так делает.
И второй вывод,
У сотрудников всегда будут идеи куда нужно потратить финансы компании. Людям всегда что-то нужно или чего-то хочется. Это относится и к собственнику компании, он также может оплачивать свои счета-хотелки, без каких-либо предварительных расчетов.
Если затрудняетесь сделать такие расчеты самостоятельно, записывайтесь на бесплатную консультацию и мы это рассчитаем с вами под вашу компанию.
Возможно с первого раза у вас что-то не получится, но нужно просто продолжать и с каждым разом у вас будет получаться все лучше и лучше.