Тестовый день кандидата. Что с ним делать?

• Ориентация на месте для нового сотрудника
• Даём ознакомиться с «Папкой компании»
• Изучаем базовую должностную инструкцию
• Даём работу по специальности или просто работу
• Завершение тестового периода
• Почему тестовый день не оплачивается

Вы открыли свой бизнес, вы хотите развиваться и расширятся. И конечно для этого вам нужны новые сотрудники. Вы размещаете объявление, проводите собеседование и тут перед вами может встать вопрос: а как не прогадать с выбором кандидата? Как выбрать чтобы не ошибиться? Конечно, способ который я предлагаю не уникальный и не гарантирует 100% исключение ошибок, но точно поможет сократить вероятность ошибки и ускорить процесс найма нового сотрудника. И это тестовый день или, так называемый, пробный день для кандидата.

Конечно же для многих это может быть знакомо, а кто-то узнаёт про это впервые. И так, что это такое — тестовый день. Это когда после проведения собеседования, вы решаете, что кандидат вам подходит, но вы хотите дополнительно проверить человека в деле, прежде, чем принять его на работу. Вы сообщаете претенденту, что он прошел первичное собеседование и вы готовы пригласить его на пробный день. Сразу обговариваете с человеком, что этот день не оплачивается, что он предназначен для того, чтобы бы компания и сотрудник чуть больше узнали друг о друге, для того, чтобы принять окончательное решение о сотрудничестве.  Также рассказываете человеку о том, что будет на этом дне.

Из чего должен состоять тестовый день.

1. Ориентация на месте для нового сотрудника

Первое, что нужно сделать когда человек пришел – это провести небольшую ориентацию по офису. На первый взгляд может показаться, что это не так важно, но поверьте, это действие увеличит ваши шансы на то, что хороший кандидат, решит работать у вас. Ориентация проводиться 5-10 минут. Ваша задача провести человека по офису и показать, что и где находится, в общих чертах. Показать, кто и где сидит и за что эти сотрудники отвечают. Просто говорите, это Ольга – наш бухгалтер или это Дмитрий – наш менеджер по продажам. Если у вас работает немного людей (до 10 человек), то лучше представить вашего кандидата каждому сотруднику. Если компания уже большая, то как минимум знакомите с теми людьми, с которыми он будет взаимодействовать в этот день или будет находиться в одном кабинете. Обязательно покажите где можно покушать в офисе, где можно переодеться, где располагается курилка и туалет. Ну и все остальное, что вы посчитаете важным, для того, чтобы человек чувствовал себя комфортно в первый день.  

2. Даём ознакомиться с “Папкой компании”

Нужно подготовить “Папку компании”, для того, чтобы соискатель мог с ней ознакомиться. Это тоже один из важных шагов тестового дня. Человек должен понять в какую компанию он пришел работать.

Что может входить в “Папку компании”

• Цели компании (т.е. для чего эта организация была создана, куда она движется, чего собственник хочет достичь с её помощью, как сотрудники вписываются в цели компании и т.д.)
• Краткое описание продукта, который производит компания. Т.е. чем она  занимается и что предоставляет своим клиентам.
• Описание типа клиентов, с которым работает организация.
• Подборка общих правил для сотрудников компании. Например, график работы, внешний вид персонала, как мы общаемся с клиентами, как мы общаемся между сотрудниками и руководством, описание поощрений и как их можно получить, а также описание взысканий и наказаний, правила работы с CRM системой, правила оформления документации и т.д.

В “Папку компании” мы добавляем всё, что считаем важным сообщить кандидату на первом этапе. Это делается для того, чтобы сразу отсеять тех, кто не подходит компании по духу или каким-либо иным взглядам. Соискатель имеет право на собственное имение, но и вы в свою команду ищите тех, с кем вам будет комфортно работать.

Не пожалейте времени на создание такой папки, она создается один раз и после вы просто корректируется её иногда. Но эта папка очень сильно облегчит ваш процесс найма новых людей.

Почему не стоит рассказывать все правила компании человеку устно, а нужно обязательно дать их в письменном виде.

Потому что многим, кажется, что давайте, я лучше сейчас всё быстренько устно расскажу, а сидеть и писать разные бумажки у меня просто времени нет.

Во-первых, если будет большой поток стажеров, то у вас язык отвалится все это пересказывать каждый раз.

Во-вторых, при устной передаче информации, мы всегда что-нибудь да упустим. И это происходит в 100% случаев. 

В третьих, при возникновении любой спорной ситуации, мы всегда можем положиться на написанный текст, и у кандидата уже не будет шанса сказать: “А вы мне это не говорили» или “А мы это не обсуждали”. Берегите своё время и нервы.

3. Изучаем базовую должностную инструкцию.

Это простое описание всех основных обязанностей, той должности, на которую вы берете человека.

Конечно же на собеседовании мы рассказывали, чем будет заниматься кандидат, что он будет делать. Но поверьте, на собеседовании соискатель находится в эйфории, ему нужно вам понравиться, и он слушает вас не очень внимательно. Поэтому на пробном дне нам нужно ещё раз повторить, в чем заключается работа на этой должности.

Например, должность менеджера по работе с клиентами. Вы пишите:

Менеджер по работе с клиентами в нашей компании, занимается тем, что прозванивает холодные базы потенциальных клиентов (например 2ГИС). Он разговаривает по скрипту и договаривается о том, чтобы отправить коммерческое предложение. Затем он договаривается о первичной ознакомительной встрече с клиентом, выезжает на эту встречу и там, делает полную презентацию компании и так далее.

Или

Менеджер по работе с первичными клиентам в нашей компании занимается тем, что обрабатывает, строго по скрипту, входящие обращения в организацию. Например, заявки с сайта, сообщения в мессенджеры, сообщения в соцсетях, входящие звонки и т.д. Это делается с целью отправить потенциальному клиенту информацию об услугах компании и занести контакты клиента в CRM систему для дальнейшей работы и т.д.

В этой мини инструкции, вы кратко описываете весь цикл работы на этой должности от начала до конца. Весь текст должен поместиться на 1-2 листочка, чтобы кандидат получил общее представление о его обязанностях. Более подробное описание работы он будет изучать позже.

4. Даём работу по специальности или просто работу

И вот наступил самый важный момент, ради чего мы и задумывали ознакомительный период. Нам нужно проверить нашего стажёра в деле. То есть, нам нужно дать ему какие-то задания, чтобы понять, а сможет ли этот кандидат выполнять ту работу, которую мы от него хотим. 

Например, может ли кандидат на должность менеджера по работе с клиентами – общаться с людьми, не боится ли он телефонных звонков.

Или, кандидат на должность маркетолога, может ли он анализировать цифры, работать с какой-то статистикой.

Поэтому необходимо заранее подготовить какие-то простые задания, которые помогут нам понять, сможет ли человек выполнять свои рабочие обязанности.

Вы составляете такие задания, которые помогут вам проверить именно те навыки, которые вам нужны в кандидате. И перед тем, как дать человеку задания, вы его предупреждаете, что в конце рабочего дня ему нужно будет написать небольшой отчёт (в свободной форме), о том, что он сегодня делал.

Вот несколько примеров заданий на тестовый день:

Интернет-маркетолог:

• Дать гостевой доступ к статистике сайта на Яндекс Метрике и попросить подготовить небольшую аналитическую записку по состоянию сайта за последние полгода.
• Дать задание, изучить сайт компании и написать все минусы, которые он сможет найти для увеличения конверсии сайта. Тоже самое можно попросить сделать с группами в соцсетях или рекламными материалами (листовками, брошюрами).
• Написать простой текст для рассылки по e-mail с поздравлением с каким-то праздником

Менеджер по работе с клиентами

• Можно дать задание на проверку данных клиентов в CRM. Цель задания – человек звонит по клиентам и просто проверяет достоверность контактных данных (телефоны, фактические адреса, e-mail, контактные лица, с которыми раньше взаимодействовали и др.). Для выполнения этого задания не нужно учить кандидата знать ваш продукт, понимать ваши условия работы с клиентами и т.д. Вы объясняете человеку, что нужно сделать и он через 10 минут уже может начать звонить. Вам остается только слушать как человек разговаривает с людьми, и может ли он вообще звонить.
• Можно также дать для обзвона базы клиентов какой-то простой скрипт, например, что у вас появился новый товар и вы хотите сделать презентацию.

Если вы затрудняетесь придумать тестовые задания для других должностей, оставляйте заявку на бесплатную консультацию и мы сделаем это вместе.

Еще один важный момент. Пока идет тестовый период кандидат должен чувствовать внимание к нему, он не должен ощущать себя брошенным. Потому что в этот период у человека может быть очень много вопросов и он должен их кому-то задавать. Назначьте ответственного за стажёров, который будет возиться с ними на начальном этапе, иначе вы будете терять кандидатов.

5. Завершение тестового периода

Пока идут тестовые дни ваша задача наблюдать за стажёром, как он изучает новые материалы, как он общается с коллегами, насколько качественно он выполняет ваши задания.

По завершению тестовых дней вы принимаете решение – останется у вас этот человек или нет. Т.е. вам нужно решить: переходит ли этот кандидат на следующий уровень — испытательный срок.

Вот пример вашего разговора с кандидатом:

Первое, вы спрашиваете, что ему больше всего понравилось из «Папки компании»; что ему запомнилось; если что-то с чём он не согласен. Тут вы просто слушаете и смотрите на его реакцию.

Второе, вы выясняете, всё ли он понял из своей должностной инструкции. Пусть просто перечислит вам свои обязанности, как он понял, что ему нужно будет делать. Попросите, максимально подробно рассказать, всё что он запомнил. И в конце, вам нужно прямо спросить: есть ли у него согласие с этим, т.е. готов ли он выполнять эти обязанности.

Если с первыми двумя пунктами, все хорошо, переходим к третьему. Но если на этом этапе, человек уже с чем-то не согласен, если он, даже в общих чертах, не смог рассказать вам про свои обязанности. Ну, тогда, делайте выводы сами.

Третий шаг, вы смотрите на отчёт, который написал ваш стажёр и проверяете задания, которые вы ему дали. Здесь у каждого могут быть свои критерии, и свой, так сказать, проходной бал, справился ваш кандидат с этим или нет.

Если все хорошо, то вы приглашаете человека уже на работу с испытательным сроком.

Если все плохо, то вам даже сильно и объяснять ничего не надо, почему вы не берете этого человека на работу. Вы просто показываете ему факты. Вы говорите стажёру, ну смотри сюда. Я спрашивал тебя про «Папку компании», ты мне ничего не сказал или перепутал там что-то. Потом я спрашивал тебя про обязанности, ты опять мне ничего толком мне сказал, или говорил запутанно. Я дал тебе задания, просил написать отчёт в конце дня и вот что мы имеем. Если хотите, то можете дать разъяснения, почему вас не устроили результаты задания или отчёт. Но чаще всего это не требуется, человек сам всё видит. И в этом случае вы просто прощаетесь с человеком и все.

6. Почему тестовый день не оплачивается

Также стоит упомянуть, что тестовый день может быть не один. Это может быть два или три дня. Вы сами решаете как долго вы хотите проверять кандидата. Но больше чем три дня делать не нужно. Потому что чаще всего уже после первого дня вы понимаете – подходит вам человек или нет.

Как объяснить кандидату, почему тестовый период не оплачивается. Вы можете сказать, и это является чистой правдой, что первые дни человек большую часть времени просто что-то читает, что-то смотрит, наблюдает как работаю другие сотрудники. Но сам он в этот период никакой большой ценности, как сотрудник, не приносит компании. Потому что на пробный период никакой супер важной работы стажеру никогда не доверят. А даже наоборот, это компания, в тестовый период вкладывается в него, выделяя рабочее место, время других сотрудников, внимание руководителя, который откровенно нянчиться со стажерами. Поэтому если человек адекватный, он поймет ваши доводы. А если нет, и если уже на первичном этапе у человека, простите, корона на голове не помещается, то лучше сразу попрощаться с таким человеком. Потому что дальше от него будет больше проблем, чем пользы.